摘　要:對內部會計控制制度的發展、內容和實施內部會計控制的關鍵等問題進行分析后認為:在現代企業制度條件下,內部會計控制制度的內涵和外延都發生了極大的變化,建立和完善內部會計控制制度,提高職工素質是管制會計信息失真的重大舉措。

　　關鍵詞:內部;　會計;　控制 

　　有效的內部控制不僅能使企業的資源合理配置,提高勞動生產率,而且更能防范和發現企業內部和外部的欺詐行為。在已發現的絕大多數以虛假的會計信息為手段的欺詐事件中,薄弱的內部控制是重要原因之一。眾所周知,當今企業是所有者、經營者、政府、債權人以及消費者和公眾之間一組契約的集合點,在這一契約中,客觀公正的會計資料有著紐帶和橋梁作用。但現實工作中,一些單位負責人為了達到轉移國家資產、偷逃稅收、粉飾業績、謀取私利或小團體利益等非法目的,授意、指使、強令會計人員違法辦理會計事項,加之自身利益的驅動,會計人員總是選擇有利于企業的會計方法,甚至采用欺詐性手段向會計信息使用者提供信息,致使會計資料質量得不到應有的保證,給廣大信息使用者正確決策造成了嚴重影響。

　　為了有效治理會計信息嚴重失真的現象,1999年10月31日修訂通過的《會計法》的第二十七條中,從實質上要求各單位必須建立健全內部控制制度。最近國家財政部又發布了《內部會計控制基本規范》的征求意見稿,對內部控制的目標、原則、內容、方法等都作了明確規定。將內部控制與會計法律有機結合,是管制會計信息失真的重大舉措,本文就此談談自己的一些看法。

　　一、 內部會計控制的發展

　　建立現代企業制度是發展社會化大生產和市場經濟的必然要求。公司制是現代企業制度的一種有效組織形式。公司法人治理結構是公司制的核心。內部結構是由股東大會、董事會、監事會和經理組成,他們各負其責、協調運轉、相互制衡,從而形成對企業進行內部控制的機制。這種內部治理結構和內部控制機制要求:董事會要維護出資人權益,對股東會負責,并對公司的發展目標和重大經營活動作出決策,聘任經營者,并對經營者的業績進行考核和評價,發揮監事會對企業財務和董事、經營者行為的監督作用。傳統的內部控制是上層權威制定公司政策,中層綜合來自各層次的信息并指導監督和控制下層,低層人員處于被控制地位,他們應完全遵循公司政策和程序,這種控制機制難以發揮各級人員的積極性,隨著現代企業制度的逐步建立和完善,內部控制作為公司制機構的一種重要制度,就應包括公司的組織規劃、任務和責任的委派,帳戶和報表的設計以及應用于以下各方面的措施和方法,即保護公司的資產;提高會計和其他業務資料及報告的真實性和完整性;推動和判斷公司各方面活動的經營效率;傳達管理方針,衡量其遵循情況。

　　內部控制包括管理控制和會計控制兩類,管理控制包括組織規劃以及與管理當局進行經濟業務授權的決策過程有關的程序和記錄。這種授權是與完成組織目標的職責直接有關的一種管理職能,也是企業經濟業務的會計控制的起點。內部會計控制包括資產保護、保證帳目和財務報告真實性和完整性的有關方法、程序和組織規劃。執業審計師對這些控制加以關注,是為了要確立對于資產負債表所反映財產、工廠和設備的公開性可予信賴的程度,要確定對于這些資產和有關帳目的審計程序應達到什么范圍,還要決定是否應向委托單位提供出有關這方面控制的建議。設計內部控制制度來防范會計信息失真,必須合理保證以下幾點:1.按管理當局的一般要求特定的授權進行經濟業務。2.經濟業務的記錄必須做到編制財務報告要遵循公認會計原則,或適用于這些會計報告的其他標準;保持資產會計記錄的正確性。3.只有按管理當局授權,才準許接近資產。4.資產的會計記錄與實存資產數要在合理的間隔期間進行核對,對發生的差異要采取適當的措施。由于財務報告的目的是向各種信息使用者提供有利于作出合理經濟決策的信息,為此,各單位的管理當局就有責任去設計并應用一種能產生真實性、完整性、及時性的財務信息的內部會計控制制度。

　　二、 內部會計控制的內容

　　由于環境及公司前景的不確定性,內部會計控制是一個動態的發展過程。一個有效的內部會計控制制度應具有按管理部門需要來保證執行經濟業務和完成工作的職責,以及保證制度正確實施的有效程序。

　　(一) 恰當授權

　　一個有效的內部會計控制制度應使所執行的每項經濟業務都經恰當授權,或是一般授權,或是特定授權。一般授權規定批準經濟業務的標準條件,特定授權包括嚴格的條件和有關具體人員。這里所講的經濟業務是指公司和外單位之間交換資產與勞務,以及在公司內部對資產和勞務進行的轉移與使用。資產應限于對管理當局規定的用途加以使用,會計記錄應能做到對資產建立會計責任。要達到這些目的,管理當局必須在內部會計控制制度中規定出完成經濟業務的恰當授權。在公司組織中,最終的權力屬于股東,并由其授權給董事會、高級職員和管理班子中的其他成員。管理當局依次授權給特定的個人或部門,使他們有權去執行某種活動。

　　內部控制制度應按正確的金額,在適當的帳戶中,按經濟業務發生的時期,提供經濟業務的記錄,對于貨幣資金、可上市的有價證券和其它極易引起差錯和不軌行為的項目來說,迅速進行記錄是個極其重要的問題。因為經濟業務的原始記錄一經作成,盜竊侵吞的風險就減少了。正確的經濟業務記錄是保證會計資料真實性的前提條件之一。為了保護資產的安全,接近資產的應只限于指定的人員。這種接近包括與資產實物的接觸,以及通過所授予的權限去處理財產的使用和安排等非直接接近。限制與資產實物的接近,可采用科學的資產管理辦法,如專人保管等。非直接的接近,可以通過職務的劃分,明確規定的申請和授權程序來加以限制。

　　(二) 職務分隔

　　授予一個部門或某一個人去擔任一項具體職責時,必須相應地擴大在其進行活動中的權力。授有權力和負有責任的人員承擔著經營和保管的職務,不能同時擔任記帳的職務。一個處于可犯錯誤或容易發生不軌行為職位的人,不應同時又給予他擔任可以隱匿這些錯誤或不軌行為的職位。良好的控制應是,一個人從客戶處收取貨款,而有另一個人在應收帳款帳簿中進行登記。把記帳職務與經營和保管的職務分隔開來,可以防止那些接近資產的人挪用部分資產,并用錯誤的會計記錄來隱匿這些活動。在公司的經營活動中,有些活動的性質使記帳與經營和保管職能自然而然地分隔開,如生產工人既無記帳的訓練,也沒有從事記帳工作的必要。但在另一些情況下,職能的區別是很難區分的。從事現金收支、借入和償還貸款、擴大賒帳、收取應收帳款等資產管理方面的職能,對于掌管會計職能的人來說,并不是完全分隔得開的。所以只要有可能,應把這些不相容的職務進行分隔。在組織業務活動時,要使每項經濟業務至少有兩個人或兩個部門參與,這樣就能用一個人的工作去證實另一個人工作的準確性。只要有關人員之間沒有相互勾結,差錯和不軌行為就很可能被發現。安排人員時應做到人盡其用,幾個人同時從事一項經濟業務,要利用各自的專長,而不應造成工作的重復。如交付一筆銷售定貨,會涉及到有人在銷售部門取得定單,有人在信貸部門檢驗信貸批準情況,有人在倉庫挑選貨物,會計部門有人作出經濟業務的記錄,運輸人員要檢驗發貨項目的正確性,并準備發貨。這種一項活動由幾個不相容的部門和人員來共同完成,不但能提高作業效率,而且也使內部會計控制得到實施。

　　為了使所有有關人員可以了解內部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務、職權和責任的界限以及所有的方針程序,都應明確地以書面形式進行闡述。如為了反映擔任某職務的人應予履行的任務及權責,就應有一份工作說明書,以幫助職工熟悉新工作的要求。職工的上級要經常注意工作說明中有無故意、誤解、疏忽而與規定的程序發生出入,必要之處應采取糾正的措施。管理當局的指令只有為職工所了解才能得到執行,而使人們了解的最有效的方法之一就是把指令準確地以書面方式加以闡述。為了保證同類項目的統一處理,就要對各種經濟業務的會計處理方法加以說明,對有關事務還必須規定處理方針,如固定資產帳戶的資本支出的最低數額;采購部門無須經過上級部門批準就可發出定貨單的最高數額;或工作一年可獲得休假的日數。為了反映公司業務中的不同職能之間的相互關系,還必須有系統流程圖。在電子數據處理系統中,尤須應用系統流程圖來表示由人和機器所完成的不同功能。系統流程圖對審計師評價內部會計控制也大有好處。

　　(三) 正確性檢驗

　　內部會計控制制度應采用一切有效的程序來保證制度的正確實施,并保證所提供的財務會計報告的真實、完整性。常用的方法有:帳戶控制、復式記帳控制、分批控制、定額備用制。

　　使用控制帳戶是檢驗正確性的一種簡單而有效的辦法。如果材料的控制帳戶是根據一種資料進行登記的,而客戶明細帳是別的資料進行登記的,控制帳戶與明細帳戶一致,就可以用來證明這些資料是相互符合的。當然,不軌行為依然可能存在,因為在兩種資料來源之間,還可能被串通舞弊。

　　應用復式記帳,每發生一筆經濟業務均在兩個或兩個以上的帳戶中用相等的金額、相反的方向、全面地相互聯系地進行記錄。這樣能全面地反映資產的來龍去脈和試算平衡。如在生產過程中,一項資產從一種形式轉變為另一種形式,或從一個部門轉移到另一個部門,采用借貸記帳,便可記錄一方承擔了經濟責任,另一方解除了經濟責任。

　　建立分批控制,是特別適用于電子數據控制系統的一種程序,同時也能有效地應用于許多其他方面。一批經濟業務不論在任何時候進行記錄,或者一堆數據不論以何種方式進行處理,都應對之建立控制數額。在經濟業務已經過帳或數據已經處理之后,反映其結果的帳戶和文件的合計數所發生的變動數,應與控制數額相同。如果產生的結果與分批控制數額不一致,必須確立差異原因,并作必要的改進。

　　定額備用制是用來建立正確性控制的另一種方式。常用的例子是由保管人經常負責一定數額的備用現金,這個數額可用貨幣或已付款的發票來表示。這種備用金只有提出并注銷了所附發票和收據,才能再補足到規定的數額。這種制度同樣可以用于企業對分支機構或各部門的現金控制。差旅費預支也經常按定額備用制進行處理。

　　三、 內部會計控制的關鍵

　　即使是高度自動化的作業,企業的成就主要還是要依靠職工的素質。任何內部會計控制制度的成效取決于其設計水平和高素質的人員的貫徹執行。為此,公司要對未來的職員進行認真審查,選出有經驗和才能去完成所任職務的人。但是一個身體十分健康的人,如果沒有充分的專業技能訓練,很可能是難以勝任其工作的。為此,對各種業務實施全面的訓練項目,同時經常檢查和評價每個職工的工作成績,會大大地有助于提高內部會計控制制度的成效。

　　對于那些能接近現金、可轉讓資產、或其他易于發生挪用資產的每一個職工可以實行信用保險。因為即使是企業精心設計的內部控制制度,也會被個別人鉆空子。因此公司管理當局不應認為有了制度就能使資產不被侵占盜用而毋需實行職工信用保險。實行職工信用保險不僅在財產一旦遭受損失時可取得賠償,而且還具有一種心理上制止人們犯罪的作用。同時對職工實行休假和工作輪換,對大多數工作來說,每項職務都需要有一個以上受過訓練的職工去擔任。當固定職員休假時,總得有人去接替其具體工作,這樣以往日常工作中的差錯和不軌行為就容易暴露。如果每項工作都有幾個甚至幾十個職工受過訓練,那么進行工作輪換就可清除有些人蓄謀侵占盜用的打算。因為他們知道,不久會有人接替這個工作崗位,其詭計將很可能被揭穿。職工進行輪換,也許不能最有效地利用職工的專長,這種輪換的成本,必須與因加強會計控制所可能取得的效益進行比較,在一般情況下,固定職工因休假而由別人替代其工作所花的成本,與采用較為有效的會計控制所獲得的效益是基本相當的,替代人不僅有機會揭露固定職工在其工作中發生的差錯和弊端,而且還有可能提出改進工作的新設想。

　　充分發揮內部審計師的職能,對管理控制和會計控制進行調查和評價,是內部審計的一種職能。內部審計師的檢查只在評價制度設計的效果及其實施的有效程度,并向公司最高管理部門提出報告,從而保證內部控制制度更加完善嚴密。

　　參考文獻:

　　[1]　中華人民共和國會計法[Ｚ].北京:中國財政經濟出版社,1999.

　　[2] 朱榮恩.建立和完善內部控制的思考[Ｊ].會計研究,2001,(1).

　　[3] 財政部會計司.內部會計控制基本規范(征求意見稿)[Ｊ].會計研究,2001,(2).